Materiały papiernicze to podstawowy element wyposażenia każdego biura. Nawet w nowoczesnych firmach wiele czynności wciąż wykonywanych jest w formie papierowej. Dlatego właściciele przedsiębiorstw muszą dbać o wyposażenie pomieszczeń w sprzęt pozwalający na wykonywanie codziennych obowiązków pracownikom. Na jakie artykuły papiernicze i biurowe zwrócić uwagę, aby praca mogła przebiegać bez zakłóceń przy zachowaniu dużej wydajności?
Uniwersalne teczki na dokumenty
W każdym biurze istnieje potrzeba składowania i archiwizacji dokumentów. Do tego celu przydatne są różnego typu teczki i segregatory. Mogą być wykonane z wielu materiałów, ale zawsze ich zadaniem jest ochrona dokumentów przed uszkodzeniami, w tym przed kontaktem z wilgocią. Teczki powinny być wygodne w użyciu, dlatego należy je dostosować do rozmiaru najczęściej przechowywanych pism. Muszą być usztywnione tak, aby dokumenty mogły zachować estetyczny wygląd nawet podczas podróży do klienta lub pomiędzy oddziałami firmy. W ten sposób można zaprezentować asortyment firmy w atrakcyjny i przejrzysty sposób.
Praktyczne i trwałe segregatory
Segregatory to przedmioty pozwalające zbierać dokumenty i grupować je przy uwzględnieniu różnych kryteriów. Klasyczny segregator służy jako praktyczny organizer, w którym umieszczane są umowy, faktury, rachunki i wszelkie inne dokumenty, które wymagają utrzymania w ustalonym porządku. Okładka segregatora może być wykonana ze sztywnej tektury lub tworzywa sztucznego o dużej wytrzymałości. Najczęściej spotykane są segregatory zawierające wewnątrz specjalną dźwignię, za pomocą której rozchylany jest metalowy mechanizm utrzymujący dokumenty w jednej pozycji. Dzięki temu można bardzo łatwo zachować porządek w dokumentacji, a także przenosić ją z miejsca na miejsce.
Nowoczesne etykiety samoprzylepne
Dokumenty w wielu przypadkach mogą wymagać dodatkowego opisania. Dlatego na teczkach i segregatorach powinny znaleźć się oznaczenia związane z aktualnie prowadzonymi czynnościami lub rodzajem gromadzonej dokumentacji. Można to zrobić bezpośrednio na tekturze lub umieszczając specjalny kartonik na grzbiecie segregatora. Łatwiejszym i bardziej skutecznym sposobem jest przyklejenie etykiety, która będzie trwale związana z teczką. Dzięki temu pracownicy będą mieli pewność, że nikt nie pomylił dokumentów, a w razie potrzeby etykietę można usunąć lub zakleić nową wersją.
Ręczne lub drukowane oznaczenia
Opisy dokumentacji można wykonać długopisem lub flamastrem, które dostępne są w różnych kolorach. W szczególności warto zwrócić uwagę na modele długopisów automatycznych wyposażonych w sprężysty klips. Mają ergonomiczny kształt i pozwalają wygodnie zdjąć lub schować metalową końcówkę. Dobrym rozwiązaniem jest także rezygnacja z ręcznych oznaczeń na korzyść nadruku wykonanego za pomocą komputera i drukarki. Dzięki temu można zachować jeden styl oraz wysoki poziom estetyczny całej dokumentacji. Nadruk może uwzględniać czcionkę, logo lub inne elementy wykorzystywane przez firmę, dzięki czemu sposób archiwizacji dokumentów może stać się prawdziwą wizytówką firmy.
